1. Quem é o responsável
O responsável pelo tratamento dos dados é a Heph Media, agência de conteúdo e vídeo. Para qualquer questão sobre privacidade, escreve-nos para hephmedia.io@gmail.com.
- HEPH MEDIA UNIPESSOAL LDA, NIF 519556542
- Sede: ESTRADA NACIONAL 102 S/N, 6360-061 CELORICO DA BEIRA GARE, Portugal
- Email: hephmedia.io@gmail.com
Esta política aplica-se ao site público hephmedia.com e à dashboard a que os clientes, editores e a equipa acedem depois de iniciarem sessão.
2. Que dados tratamos
Visitantes do site
- Dados técnicos que qualquer servidor recebe (endereço IP, tipo de browser, página pedida, data e hora), guardados em registos de funcionamento e segurança.
- A tua preferência de língua e a tua escolha de cookies, guardadas só no teu browser. Só se aceitares, usamos ferramentas de estatística (Google Analytics, Microsoft Clarity) e de medição de anúncios (Meta Pixel); podes recusar ou mudar a escolha a qualquer momento. Vê a Política de Cookies.
- Os dados que nos envias quando nos contactas por email ou redes sociais, ou quando marcas uma chamada (nome, email, empresa e o que nos quiseres contar).
Clientes e utilizadores da dashboard
- Dados de conta: nome, email, função e palavra-passe (guardada só em forma de hash, nunca em texto legível).
- Dados das redes sociais que nos autorizas a acompanhar: publicações, legendas, métricas de desempenho e, quando aplicável, a transcrição do áudio dos vídeos publicados.
- Reuniões: data, participantes e convites da nossa agenda que incluem o teu email; e, quando a reunião é gravada, a transcrição, o resumo e os próximos passos.
- O que crias na dashboard: tarefas, comentários e aprovações de vídeos, respostas ao formulário de feedback mensal, recursos vistos e avisos fechados.
- Ficheiros que partilhas connosco em pastas de trabalho (por exemplo, footage no Google Drive): nome do ficheiro, data e quem o carregou.
- Dados de faturação: nome ou denominação, NIF, morada e histórico de pagamentos.
Não pedimos nem tratamos categorias especiais de dados (saúde, religião, origem étnica, etc.).
3. Para quê e com que base legal
| Finalidade | Base legal (RGPD) |
|---|---|
| Prestar os serviços contratados: estratégia, produção, edição, publicação, relatórios e acesso à dashboard | Execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b)) |
| Responder a contactos e preparar propostas | Diligências pré-contratuais a teu pedido (al. b)) e interesse legítimo (al. f)) |
| Faturação, contabilidade e obrigações fiscais | Obrigação legal (al. c)) |
| Gravar e resumir reuniões para não perder decisões e próximos passos | Interesse legítimo (al. f)), sempre com conhecimento dos participantes, que podem pedir para não gravar |
| Feedback mensal e melhoria do serviço | Execução do contrato e interesse legítimo (al. b) e f)) |
| Segurança do site e da dashboard, prevenção de abusos | Interesse legítimo (al. f)) |
Não usamos os teus dados para publicidade, não os vendemos e não tomamos decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou igualmente significativos sobre ti (art. 22.º do RGPD).
4. Dados de serviços Google
A dashboard liga-se a serviços Google apenas através das contas da própria equipa da Heph Media. Nunca pedimos aos clientes nem a visitantes que liguem a sua conta Google.
- Google Drive (só leitura): na conta da equipa, lemos o nome, o tipo, a data de criação, o link e quem carregou os ficheiros nas pastas de trabalho de cada cliente, para avisar a equipa de que chegou footage novo. Não alteramos, apagamos nem descarregamos o conteúdo desses ficheiros.
- Google Calendar: lemos a agenda da equipa para mostrar a cada cliente as reuniões em que ele participa (data, hora, título e agenda do convite).
A utilização e a transferência para qualquer outra aplicação de informação recebida das APIs Google cumpre a Google API Services User Data Policy, incluindo os requisitos de Limited Use. Em concreto: estes dados servem só para as funcionalidades visíveis da dashboard descritas acima; não são vendidos, não são usados para publicidade, não são usados para treinar modelos de inteligência artificial e só a equipa da Heph Media os vê, para operar o serviço. O acesso pode ser revogado a qualquer momento em myaccount.google.com/permissions.
5. Inteligência artificial
Usamos modelos de IA para resumir reuniões, classificar publicações, transcrever áudio e redigir relatórios de desempenho. A IA recebe apenas o necessário para cada tarefa (por exemplo, as métricas e legendas das publicações) e o resultado é revisto e usado pela equipa. Os fornecedores que usamos, nas condições aplicáveis a utilizadores no Espaço Económico Europeu, não usam esses pedidos para treinar os seus modelos.
6. Com quem partilhamos
Partilhamos dados apenas com prestadores que nos ajudam a operar o serviço (subcontratantes), ao abrigo de contratos que os obrigam a tratar os dados só segundo as nossas instruções e com segurança adequada:
| Prestador | Para quê | Onde |
|---|---|---|
| Railway | Alojamento do site e da dashboard | UE / EUA |
| Supabase | Base de dados e ficheiros da dashboard | UE / EUA |
| Google (Workspace, Calendar, Drive) | Email, agenda das reuniões e pastas de footage da equipa | UE / EUA |
| Google Gemini API | Resumos, relatórios e classificação de conteúdos com IA | UE / EUA |
| Groq | Transcrição do áudio dos vídeos publicados | EUA |
| Fathom | Gravação, transcrição e resumo das reuniões, quando autorizada | EUA |
| Frame.io (Adobe) | Revisão e aprovação de vídeos | EUA / UE |
| ClickUp | Gestão interna de tarefas da equipa | EUA |
| n8n | Automações de recolha de métricas e notificações | UE / EUA |
| Cal.com | Marcação de chamadas | EUA / UE |
Também podemos comunicar dados ao nosso contabilista, a autoridades quando a lei o exige, e às plataformas onde publicamos conteúdos em teu nome (Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn), que os tratam segundo as suas próprias políticas.
7. Transferências para fora da União Europeia
Alguns prestadores estão nos Estados Unidos ou podem aceder aos dados a partir de lá. Nesses casos a transferência assenta no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (para empresas certificadas) ou nas cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia (art. 45.º e 46.º do RGPD). Podes pedir-nos mais informação sobre estas garantias.
8. Durante quanto tempo guardamos os dados
- Conta e dados da dashboard: enquanto durar a relação comercial e até 12 meses depois, para responder a questões; depois são apagados ou anonimizados.
- Faturas e documentos contabilísticos: 10 anos, por obrigação legal.
- Contactos que não resultaram em contrato: até 24 meses após o último contacto.
- Registos técnicos e de segurança: o período curto definido pelo alojamento, em regra até 90 dias.
9. Segurança
O site e a dashboard funcionam só por HTTPS. As palavras-passe são guardadas só em forma de hash (bcrypt), a sessão usa um cookie protegido, cada cliente só vê os seus próprios dados e a base de dados não é acessível a partir do browser. Os acessos a ferramentas externas usam autorizações próprias, guardadas apenas no servidor e revogáveis a qualquer momento.
10. Os teus direitos
Podes pedir-nos acesso aos teus dados, a sua retificação, apagamento, limitação do tratamento ou portabilidade, e opor-te a tratamentos baseados no interesse legítimo. Quando o tratamento depender de consentimento, podes retirá-lo a qualquer momento, sem afetar o que foi feito antes. Basta escreveres para hephmedia.io@gmail.com; respondemos no prazo de um mês.
Tens ainda o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), em www.cnpd.pt.
Os nossos serviços destinam-se a profissionais e empresas e não se dirigem a menores de 16 anos.
11. Alterações
Se mudarmos esta política, publicamos a nova versão nesta página com a data de atualização. Se a alteração for relevante para clientes com conta, avisamos também na dashboard.